Gestión Contratos

Este módulo permite administrar de forma centralizada los contratos de tus clientes, ya sean manuales o generados a partir de cotizaciones, asegurando un seguimiento completo de su ciclo de vida, contando con 2 vistas para una mejor gestión : Vista Lista o Vista Gráficos

Dentro de este módulo podremos gestionar tareas como:

Estados del contrato (Borrador, Firmado, Activo, Cancelado).

Adjuntar documentos o SLA.

Renovaciones y cancelaciones.

Seguimiento de estado.

Panel Principal

En la vista inicial encontrarás un board con métricas clave:

Contratos Activos: Total de contratos vigentes actualmente.

Por Renovar: Contratos próximos a su vencimiento que requieren acción.

Valor Contratos: Monto total acumulado de los contratos activos.

En Negociación: Contratos en etapa de discusión antes de su cierre.

Crear Contratos

Desde el módulo principal de contratos, contamos con la opción de generar un Nuevo Contrato

El proceso de creación de un contrato se realiza en etapas:

Nueva Solicitud de Contrato: Seleccione si el contrato será manual o se generará a partir de una cotización.

Fuente del Contrato: Define el origen de los datos (manual o cotización existente).

Información del Contrato: Completa los datos básicos: cliente, fechas, tipo, condiciones.

Ítems del Contrato: Añade productos o servicios incluidos en el contrato.

Programación de Facturación: Configura la periodicidad de la facturación (mensual, trimestral, anual, etc.).

Generación de Documento: Genera el documento formal del contrato en PDF para firma o archivo.

Ejemplo:

Acciones en Contratos

Desde cada contrato puedes realizar las siguientes acciones (menú de opciones):

Duplicar Contrato: Crear una copia del contrato seleccionado.

Renovar Contrato: Extender la vigencia manteniendo historial y condiciones ajustables.

Upselling: Ampliar el contrato agregando más servicios o productos.

Cross-selling: Incluir productos o servicios adicionales relacionados.

Down-selling: Reducir el alcance del contrato o cambiar a una versión más simple.

Gestionar Churn: Administrar cancelaciones o bajas de clientes.

Modificar Contrato: Editar la información del contrato existente.

Además, están disponibles otras opciones generales:

Importar Contratos: Cargar múltiples contratos desde una plantilla Excel.

Campos de la Plantilla – Importación de Contratos

cliente_id

Descripción: Identificador único del cliente en el sistema.

Ejemplo: ID_del_cliente

Nota: Debe coincidir con un cliente previamente cargado en el módulo de Clientes.

compania_id

Descripción: Identificador de la compañía o entidad legal relacionada al contrato.

Ejemplo: ID_de_la_compania

Nota: Usado cuando un cliente pertenece a un grupo empresarial o se requiere detalle legal.

numero_contrato

Descripción: Número único o código de referencia del contrato.

Ejemplo: CTR-2024-001

Nota: Puede ser alfanumérico y debe ser único en el sistema.

valor_total

Descripción: Monto total del contrato.

Ejemplo: 100000

Formato: Numérico (sin símbolos de moneda).

estado

Descripción: Situación actual del contrato.

Ejemplo: En revisión

Valores comunes: Activo, En revisión, En negociación, Vencido, Renovado.

tipo

Descripción: Clasificación del contrato según su naturaleza.

Ejemplo: Suscripción

Valores frecuentes: Suscripción, Servicio, Producto, Soporte, Proyecto.

termino

Descripción: Duración o plazo del contrato.

Ejemplo: 12 meses

Nota: Puede expresarse en meses, años u otro formato definido por la empresa.

representante_legal_nombre

Descripción: Nombre del representante legal que firma el contrato en nombre del cliente.

Ejemplo: Juan Pérez

notas

Descripción: Campo libre para observaciones, acuerdos específicos o comentarios relevantes.

Ejemplo: Contrato estratégico

Exportar Contratos: Descargar la información en formato Excel.

Descargar Plantilla: Descargar la plantilla oficial para importación.

💡

¡Listo! Has completado exitosamente el proceso Gestión de Contratos. No olvides consultar nuestro HelpCenter para profundizar en cada proceso.

Vista Lista

Visualiza los contratos en formato de tabla con los siguientes campos:

ID: Identificador único del contrato.

Cliente: Nombre del cliente asociado.

Compañía: Razón social o entidad legal.

Tipo: Clasificación del contrato (ej. servicio, producto, soporte).

Inicio: Fecha de inicio de vigencia.

Fin: Fecha de finalización de vigencia.

Valor: Monto total del contrato.

Estado: Situación actual (activo, en negociación, vencido, renovado).(Borrador, Firmado, Activo, Cancelado).

Vista Gráficos

Vista que permite analizar la información de los contratos a través de gráficos:

Contratos por Estado: Distribución de contratos según su estado actual.

Distribución por Tipo: Cantidad de contratos agrupados por categoría o tipo.

Valor Total por Estado: Monto total de los contratos según su estado (ejemplo: valor en negociación vs. valor activo).

Sugerencias / Mejores prácticas

💡

Establece fechas de renovación con anticipación

Configura recordatorios para evitar vencimientos inesperados y mantener la continuidad del servicio.

💡

Utiliza las acciones de upselling y cross-selling estratégicamente

Aprovecha los contratos vigentes para ofrecer más valor a los clientes y aumentar ingresos de manera orgánica.

Workflow de aprobación del contrato

Sapira te permite configurar y controlar las etapas que un contrato recorre desde su solicitud inicial hasta quedar en estado Activo. Puedes definir tus propias etapas según las necesidades de la empresa, asignar responsables, exigir aprobaciones y dejar registro del avance.

Desde el menú de Contratos, ingresa a la configuración del workflow.

Puedes crear nuevas etapas, modificar las existentes o eliminarlas cuando ya no sean necesarias.

Cada etapa puede requerir aprobación, revisión o firma antes de continuar.

Ejemplo de configuración típica:

#1 Solicitud — Creación del contrato con datos básicos.

#2 Revisión Legal — Revisión de términos y condiciones (requiere aprobación).

#3 Revisión Cliente — Envío al cliente para revisión.

#4 Aprobación Gerencia — Aprobación final interna.

#5 Firma — Envío a firma electrónica.

Para cada etapa puedes definir:

Usuarios asignados — Quiénes participan en esa etapa.

Usuarios con permisos — Quiénes pueden avanzar la etapa.

Requiere aprobación — Si la etapa necesita confirmación explícita antes de pasar a la siguiente.

Al abrir el detalle de un contrato, puedes consultar:

1. Estado del workflow

Estado actual (ej.: "Workflow Completado – Activo").

Progreso en porcentaje.

Listado de etapas con su resultado (Completado / Pendiente).

2. Historial del workflow

Registra cada acción realizada, manual o automática. Por ejemplo:

Completado – Manual – Contrato firmado manualmente.

Completado – Automático – Workflow completado automáticamente.

3. Notificaciones automáticas

🔔 Avisos cuando el contrato avanza de etapa o requiere acción.

📋 Recordatorios sobre tareas pendientes o vencimientos.

👥 Menciones cuando otro usuario te menciona en comentarios.

4. Validaciones antes de activar

Antes de marcar un contrato como Activo, Sapira valida:

Documentos requeridos en cada etapa.

Aprobaciones de los usuarios responsables.

Campos obligatorios completos.

Reglas de negocio (políticas internas de la empresa).

💡 Si todas las validaciones se cumplen, el workflow se completa y el contrato pasa automáticamente al estado Activo.

Si como usuario te corresponde avanzar la etapa de un contrato que aún no está activo, ingresa al ícono de visualización del contrato y avanza a la etapa que corresponda (siempre que estés autorizado en esa etapa).

💡

Define un workflow estándar y reutilizable

Establece una secuencia base (ej. Solicitud → Revisión Legal → Aprobación → Firma) que puedas aplicar a la mayoría de los contratos, reduciendo errores y tiempos de configuración.

💡

Asigna responsables claros en cada etapa

Designa usuarios con permisos específicos para aprobar o avanzar en el workflow, evitando bloqueos por falta de validaciones o firmas pendientes.